Hợp đồng được ký bằng chữ ký điện tử có hiệu lực pháp lý không?

Ký kết hợp đồng bằng chữ ký điện tử đang là giải pháp hiệu quả trong thời đại công nghệ thông tin đang phát triển hiện nay. Trong xu thế phát triển của Việt Nam và nhiều quốc gia hiện nay, công nghệ thông tin, thời đại 4.0 ngày càng phát triển đồng thời vẫn đang áp dụng các biện pháp giãn cách xã hội và hạn chế di chuyển để nhằm phòng tránh nguy cơ lây lan dịch bệnh Covid-19. Do vậy, nhiều hợp đồng của các bên buộc phải ký kết bằng chữ ký điện tử. Tuy nhiên, mọi người vẫn còn thắc mắc hợp đồng được ký bằng chữ ký điện tử có hiệu lực pháp lý không? Bài viết dưới đây của Luật sư X sẽ giúp các bạn giải đáp.

• Căn cứ pháp lý
• Bộ Luật Dân sự năm 2015;

Luật Giao dịch điện tử năm 2005.

Nội dung tư vấn

Khái niệm hợp đồng

Theo Điều 385 Mục 7 Bộ luật dân sự 2015 quy định

“Hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự”.

Đó là sự thỏa thuận giữa các bên về việc mua bán, trao đổi, tặng cho, cho vay, cho thuê, mượn tài sản hoặc về việc thực hiện một công việc, theo đó làm xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ dân sự giữa các bên trong hợp đồng.

Hình thức thể hiện hợp đồng:

– Hợp đồng truyền thống (thể hiện bằng lời nói, hành động, văn bản giấy..)

– Hợp đồng điện tử (thông điệp dữ liệu)

Thông điệp dữ liệu là những thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử (theo quy định tại Khoản 12 Điều 4 Luật giao dịch điện tử 2005).

Chữ ký điện tử trong hợp đồng là gì?

Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử; gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu; có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.

Chữ ký điện tử là một đoạn thông tin đi kèm với dữ liệu điện tử. Nhằm xác nhận người ký thông điệp dữ liệu; xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.

Phân loại chữ ký điện tử

Chữ ký số

Trong ký kết hợp đồng, chữ ký số thường được sử dụng giao kết các hợp đồng nhỏ lẻ. Các hợp đồng có giá trị lớn ít khi sử dụng chữ ký số. Chữ ký số được sử dụng phổ biến trong các giao dịch hải quan, bảo hiểm xã hội, nộp thuế qua mạng, phát hành hóa đơn điện tử hoặc giao dịch điện tử trong các hệ thống ngân hàng.

Muốn sử dụng chữ ký số, các bên trong giao dịch phải sử dụng một nền tảng; sử dụng thiết bị chuyên dụng do công ty cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cung cấp để tạo chữ ký số. Chữ ký số được tạo ra sau đó được chèn duới dạng điện tử vào hợp đồng cần ký.

Chữ ký scan

Chữ ký scan được áp dụng nhiều với các hợp đồng nhiều bên và các bên không ở cùng một địa điểm. Đặc biệt, là các hợp đồng liên quan đến giao dịch đa quốc gia và có yếu tố nước ngoài về mặt chủ thể.

Đối với loại chữ ký này, hợp đồng được người ký in ra từ tệp dữ liệu điện tử; người ký của mỗi bên ký trực tiếp trên văn bản giấy của hợp đồng bằng chữ ký sống. Hợp đồng cùng với chữ ký trên hợp đồng sẽ được chuyển thành dạng điện tử và bản quét hình của hợp đồng đã ký. Sau đó bản scanning được gửi đi bằng thư điện tử. 

Chữ ký hình ảnh

Tương tự như chữ ký số, chữ ký hình ảnh cũng không được sử dụng nhiều trong hợp đồng có giá trị lớn. Mà chủ yếu được sử dụng đối với những hợp đồng được ký nhiều lần, lặp đi lặp lại. Đồng thời, người ký không ở cùng một địa điểm mà hợp đồng có thể in; ký bằng chữ ký sống.

Thông thường, người ký sẽ chèn hình ảnh chữ ký của mình vào ô chữ ký của tệp dữ liệu điện tử của hợp đồng. Sau đó, gửi đi bằng thư điện tử. 

Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử trong hợp đồng

Căn cứ quy định tại Điều 24 Luật Giao dịch điện tử năm 2005 thì:

Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu chữ ký điện tử được sử dụng để ký thông điệp dữ liệu đó đáp ứng các điều kiện sau đây:

Phương pháp tạo chữ ký điện tử cho phép xác minh được người ký và chứng tỏ được sự chấp thuận của người ký đối với nội dung thông điệp dữ liệu.

Phương pháp đó là đủ tin cậy và phù hợp với mục đích mà theo đó thông điệp dữ liệu được tạo ra và gửi đi.

Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan, tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng; nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký điện tử của cơ quan, tổ chức; đáp ứng các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 22 của Luật Giao dịch điện tử 2005 và chữ ký điện tử đó có chứng thực.

Hợp đồng được ký bằng chữ ký điện tử có hiệu lực pháp lý không?

Bộ luật dân sự năm 2015 quy định: Hình thức giao kết hợp đồng bằng lời nói, văn bản hoặc hành vi cụ thể. 

Đồng thời, tại Khoản 4 Điều 400 Bộ luật dân sự năm 2015 quy định: 

Thời điểm giao kết hợp đồng bằng văn bản là thời điểm bên sau cùng ký vào văn bản hay bằng hình thức chấp nhận khác được thể hiện trên văn bản.

Theo các quy định trên đây, khi giao kết hợp đồng các bên có thể ký sống vào văn bản; hoặc bằng hình thức chấp nhận khác được thể hiện trên văn bản. Hình thức chấp nhận khác được thể hiện trên văn bản có thể là chữ ký điện tử; có thể dùng chữ ký số, chữ ký scan, chữ ký hình ảnh, điểm chỉ bằng vân tay;…để thể hiện ý chí chấp thuận nội dung mà các bên thỏa thuận. Như vậy, giao dịch thông qua phương thức điện tử hoàn toàn được pháp luật thừa nhận; nếu đáp ứng các điều kiện giao dịch có hiệu lực theo quy định pháp luật hiện hành.

Quy trình giao kết hợp đồng điện tử bằng chữ ký điện tử

Bước 1: Tạo /Upload hợp đồng

Bên gửi khởi tạo hợp đồng sử dụng các mẫu từ kho mẫu sẵn trên hệ thống được phân chia theo  từng lĩnh vực hoặc upload hợp đồng đã soạn sẵn từ máy tính lên hệ thống phần mềm.

Bước 2: Thiết kế luồng xem và ký các bên liên quan

Thiết lập những người có quyền xem hợp đồng, những người có quyền ký hợp đồng

Thiết lập đối tượng văn bản trên hợp đồng, đối tượng nhười ký hợp đồng

=> Xuất hợp đồng

Bước 3: Thông báo các bên liên quan

Hệ thống sẽ tự động gửi thông báo và hợp đồng đến các bên liên quan đến hệ thống nền tảng hợp đồng điện tử người nhận (trường hợp người nhận có tài khoản của Matbao-Econtract) hoặc gửi đến email

Bước 4: Thực hiện ký số hợp đồng ngay trên thiết bị máy tính, điện thoại

Người nhận hợp đồng đăng nhập Matbao-Econtract hoặc truy cập theo đường link được gửi trong email thông báo để xem xét các điều khoản, nếu đồng ý với các điều khoản, nội dung trong hợp đồng thì tiến hành ký số.

Hệ thống phần mềm sẽ tự động quét các chứng thư số, chữ ký hình ảnh đang kết nối với máy tính, điện thoại. Người dùng chọn chữ ký điện tử thích hợp để tiến hành ký số hợp đồng.

Bước 5: Gửi và nhận hợp đồng điện tử đã hoàn thiện đầy đủ chữ ký thông qua phần mềm

Hợp đồng đầy đủ chữ ký, hệ thống sẽ tự động gửi bản cuối cùng cho người liên quan, được lưu trữ và mã hóa trên phần mềm.