Tùy theo từng đối tượng mà chữ ký số sẽ chứa những thông tin bao gồm:

Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh

• Tên của tổ Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh
• Số hiệu chứng thư số (Serial number)
• Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số
• Khóa công khai của chứng thư số
• Tên của Nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số
• Chữ ký số của Nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số

Nhân viên

• Tên nhân viên
• Số CMND/CCCD/Hộ chiếu
• Chức vụ của nhân viên trong tổ chức, doanh nghiệp
• Tên tổ chức, doanh nghiệp và phòng ban trực thuộc
• Số hiệu chứng thư số (Serial number)
• Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số
• Khóa công khai của chứng thư số
• Tên của Nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng
• Chứng thư số của Nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng

Cá nhân

• Tên của cá nhân
• Số CMND/CCCD/Hộ chiếu
• Số hiệu chứng thư số (Serial number)
• Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số
• Khóa công khai của chứng thư số
• Tên của Nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng
• Chứng thư số của Nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng

Luật Giao dịch điện tử được Chính phủ ban hành vào ngày 29/11/2005 đã quy định về thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số tại Nghị định 26/2007/NĐ-CP.

Theo đó, khi tiến hành các giao dịch điện tử, người sử dụng là các cá nhân, tổ chức, cơ quan cần phải thực hiện chữ ký số công cộng do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp. Quá trình này bao gồm:

• Tạo chữ ký (chính là việc sử dụng khóa bí mật để ký số).
• Kiểm tra chữ ký (kiểm tra tính hợp lệ của khóa công khai)

Cần cập nhật

• Cập nhật thông tin chữ ký số là khi doanh nghiệp có một số thay đổi nhất định nhưng không ảnh hưởng nhiều đến quá trình sử dụng chữ ký số. Trong những trường hợp dưới đây, doanh nghiệp chỉ cần chủ động liên hệ với nhà cung cấp chữ ký số để cập nhật thông tin chữ ký số.
• Doanh nghiệp đổi tên nhưng giữ nguyên mã số thuế cũ.
• Doanh nghiệp thay đổi địa chỉ kinh doanh.

Không cần cập nhật

• Doanh nghiệp thay đổi giám đốc/người đại diện.
• Thay đổi vốn điều lệ/ thay đổi ngành nghề kinh doanh.
• Như vậy, có thể thấy nếu doanh nghiệp thay đổi giám đốc sẽ không cần mua mới chữ ký số. Doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng chữ ký số cũ như bình thường.

Có nhiều nguyên nhân khác nhau khiến chữ ký số bị khoá. Tuy nhiên, theo thống kê có hai nguyên nhân phổ biến nhất liên quan tới việc chữ ký số bị khoá

1. Do khách hàng nhập sai mật khẩu quá nhiều lầnKhi sử dụng chữ ký số, người sử dụng sẽ phải nhập mật khẩu bí mật để thực hiện ký số. Vì một vài lý do, người dùng nhớ sai hoặc nhập sai mật khẩu nhiều lần, phần mềm chữ ký số sẽ khoá lại và ngăn không cho người dùng đăng nhập.
Đây là một trong những tính năng bảo mật do nhà cung cấp phát triển giúp chữ ký số giữ được tính an toàn khi giao dịch trực tuyến. Tuy nhiên, cũng vì tính năng này mà nhiều người dùng bị khoá và không thể thực hiện ký số.

Cách khắc phục:Doanh nghiệp chủ động liên hệ lại nhà cung cấp để yêu cầu cấp lại mật khẩu mới. Doanh nghiệp chú ý khi đặt mật khẩu nên tắt Capslock và kiểm tra xem máy tính Windows có đang ở chế độ gõ tiếng Anh hay không để đảm bảo mật khẩu hoàn toàn không có dấu tiếng Việt, tránh rắc rối sau này.

2. Do chữ ký số đã hết hạnChữ ký số không phải phần mềm có thời hạn vĩnh viễn. Mỗi chữ ký số thường có thời hạn từ 1 đến 3 năm tuỳ nhà cung cấp. Thông thường, khi doanh nghiệp đăng ký gói thuê bao có thời gian dài như 2 hoặc 3 năm, doanh nghiệp sẽ ít để ý tới thời hạn chữ ký số. Do đó, khi chữ ký số hết hạn bất ngờ, doanh nghiệp mới bắt đầu đi gia hạn, gây gián đoạn công việc chung.

Cách khắc phục:Trường hợp này doanh nghiệp cần tiến hành gia hạn chữ ký số. Doanh nghiệp có thể chủ động liên hệ với nhà cung cấp để tiến hành gia hạn thuê bao. Ngoài ra, trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp nên thường xuyên kiểm tra thời hạn của chữ ký số để tránh gián đoạn công việc. Một mẹo nhỏ khi quý doanh nghiệp đăng ký chữ ký số là nên đăng ký thuê bao vào những ngày quan trọng như: ngày kỷ niệm đăng ký kinh doanh, ngày lễ, ngày đặc biệt trong năm,… để dễ ghi nhớ thời hạn của chữ ký số hơn.

TH1: Doanh nghiệp mất USB chữ ký số nhưng vẫn nhớ mật khẩu đăng nhập vào trang khai thuếBước 1:Liên hệ tổng đài hỗ trợ
Doanh nghiệp liên hệ lên tổng đài hỗ trợ của nhà cung cấp. Doanh nghiệp cung cấp MST và thời gian sử dụng chữ ký số cho hỗ trợ viên. Nhà cung cấp sẽ cấp phát mới USB chữ ký số cho doanh nghiệp.Bước 2:Cài đặt lại chữ ký số
Doanh nghiệp cài đặt chữ ký số và sử dụng như bình thường

TH2: Doanh nghiệp mất USB chữ ký số, mất pass đăng nhập vào trang khai thuếTrong trường hợp này, doanh nghiệp cần lấy lại mật khẩu của trang khai thuế trước khi đăng ký lấy chữ ký số. Cụ thểBước 1:Yêu cầu lấy lại mật khẩu
Doanh nghiệp làm hồ sơ lên chi cục thuế và yêu cầu cấp mới mật khẩu vào trang khai thuếBước 2:Liên hệ tổng đài hỗ trợ
Doanh nghiệp liên hệ với tổng đài nhà cung cấp để yêu cầu cấp mới USB chữ ký số.

Trong trường hợp doanh nghiệp không thuộc hai trường hợp trên, doanh nghiệp liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp trong thời gian sớm nhất để được hỗ trợ.

Về mặt vật lý, USB chữ ký số cũng tương tự những chiếc USB bình thường. Do đó, trong quá trình sử dụng, USB có thể bị hư hại do yếu tố môi trường (nước, độ ẩm,…) hoặc do con người (rơi, va đập mạnh,…). Trong trường hợp doanh nghiệp làm hỏng USB chữ ký số, doanh nghiệp cần:

Bước 1:Liên hệ tổng đài hỗ trợ
Doanh nghiệp liên trực tiếp với tổng đài hỗ trợ của nhà cung cấp. Doanh nghiệp khai báo thông tin MST và tình trạng USB để được chuyên viên hỗ trợ kịp thời.Bước 2:Cài đặt lại chữ ký số mới
Sau khi cung cấp thông tin, nhà cung cấp sẽ cấp phát mới chữ ký số cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp tiến hành cài đặt và sử dụng như bình thường.

Hiện nay, hầu hết mọi người đều cho rằng doanh nghiệp chỉ được cấp phép một chữ ký số duy nhất. Tuy nhiên, cách hiểu này chưa đúng. Doanh nghiệp không bị giới hạn số lượng chữ ký số. Đăng ký và sử dụng bao nhiêu chữ ký số hoàn toàn phụ thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể đăng ký cho mỗi dịch vụ công một chữ ký số khác nhau.Ví dụ:Kê thai thuế đăng ký chữ ký số A
Dịch vụ nộp thuế đăng ký chữ ký số B
Khai tờ BHXH đăng ký chứng thư số C
Kê khai Hải quan đăng ký chữ ký số D,…
Như vậy, một doanh nghiệp được phép đăng ký nhiều chữ ký số. Hiện chưa có quy định áp dụng về số lượng chữ ký số tối đa của doanh nghiệp.

Đối với các dịch vụ công trực tuyến, doanh nghiệp được cấp duy nhất 01 tài khoản. Nếu trong trường hợp doanh nghiệp quên, mất mật khẩu dịch vụ nộp tờ khai thuế, khai BHXH, nộp thuế trực tuyến thì doanh nghiệp có thể dùng chữ ký số để lấy lại mật khẩu của tài khoản. Hoặc trong trường hợp doanh nghiệp cần thay đổi chữ ký số của tài khoản cũng có thể thao tác trực tuyến đơn giản.

Tuy nhiên, với tài khoản Hải quan, khi doanh nghiệp mất, quên mật khẩu hoặc hết hạn chữ ký số thì doanh nghiệp phải gửi yêu cầu bằng văn bản lên Hải quan quốc gia. Bộ văn bản này bao gồm:

• Giấy phép đăng ký kinh doanh (photo có công chứng)
• CMND giám đốc (photo có công chứng)
• Công văn yêu cầu cập nhật thông tin và lấy lại tài khoản
• Doanh nghiệp chờ Hải quan xác nhận, phê duyệt sẽ lấy lại được tài khoản quản trị.

Theo quy định tại Điều 8, Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số có giá trị pháp lý khi:

• Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định.
• Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định.
• Chữ ký số và chứng thư số nước ngoài được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam theo quy định có giá trị pháp lý và hiệu lực như chữ ký số và chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cấp.

Điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số:

• Chữ ký số phải được tạo ra trong thời gian chứng thư số còn hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.
• Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau cung cấp:
  • Tổ chức cung cấp/bán dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia.
  • Tổ chức cung cấp/bán dịch vụ chứng thực ký số chuyên dùng Chính phủ.
  • Tổ chức cung cấp/bán dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.
  • Tổ chức cung cấp/bán dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng.
• Khóa bí mật chỉ thuộc sử kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.

Người mua cần tìm hiểu kỹ xem chữ ký số có đảm bảo an toàn hay không để đảm bảo tính hợp lệ và giá trị pháp lý của chữ ký số.

Theo Thông tư 01 của Bộ Nội vụ hướng dẫn doanh nghiệp và các cơ quan nhà nước ký số trên văn bản điện tử một cách chính xác nhất theo những tiêu chuẩn về:

• Hình thức và thông tin hiển thị của chữ ký số: Vị trí trùm lên khoảng 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền về phía bên trái; Dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png); Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601).
• Vị trí của chữ ký số trên văn bản điện tử: tại vị trí ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản trên văn bản giấy.
• Quy trình ký số trên văn bản điện tử: Văn bản điện tử được ký số phải đảm bảo tính xác thực, tính toàn vẹn xuyên suốt quá trình trao đổi, xử lý và lưu trữ văn bản điện tử được ký số.
• Hình ảnh: chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng (.png).

Để đảm bảo thao tác ký được đồng nhất, chuẩn xác theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp nên áp dụng các quy định được hướng dẫn chi tiết trong Thông tư 01 này.

Khách hàng cần chuẩn bị sẵn các hồ sơ tùy theo đối tượng đăng ký để quy trình đăng ký được nhanh hơn.

Quy định về hồ sơ (chung):– CMND/CCCD/Giấy Đăng ký kinh doanh sao y công chứng.
– Phiếu yêu cầu, Thay đổi thông tin: Cá nhân ký tươi, Người đại diện hợp pháp của Tổ chức ký tươi, đóng dấu.